プレスリリースの書き方と基本構成を徹底解説

新しいサービスを世の中に届けたい、企業の取り組みを広く知ってもらいたい。そんなとき、最初に検討すべき情報発信手段がプレスリリースです。

しかし、いざ書こうとすると「何から始めればいいのか」「どんな構成にすれば記者の目に留まるのか」と手が止まってしまう方は少なくありません。個人的な経験では、初めてプレスリリースを作成した際に構成の基本を知らず、伝えたいことを詰め込みすぎて、結果的にどのメディアにも取り上げてもらえなかったことがあります。

実は、プレスリリースには「型」があります。この型を押さえるだけで、メディアに届く確率は大きく変わります。これまで多くのプレスリリース作成に携わってきた中で気づいたのは、成功するプレスリリースには共通の構造と原則がある。ということです。

プレスリリースとは何か

プレスリリースとは、企業や団体がメディアや一般の人々に向けて発信する公式の声明や情報のことです。

新製品の発表、重要なイベントの告知、企業の社会的な取り組みなど、さまざまな場面で活用されます。単なる「お知らせ」とは異なり、メディアが記事として取り上げやすい形で情報を整理・提供する点が最大の特徴です。

ここで重要なのは、プレスリリースの読み手は一般消費者ではなく、まず記者や編集者であるということです。彼らは日々膨大な数のリリースに目を通しています。そのため、短時間で要点が伝わる構成でなければ、読まれることすらありません。

プレスリリースの基本構成と逆三角形の構造

プレスリリースの構成は「タイトル → リード（要約） → 本文 → 会社概要 → 問い合わせ先」という流れが基本です。

この構造は「逆三角形」と呼ばれ、最も重要な情報を冒頭に置き、読み進めるほど詳細な内容になる設計になっています。記者や読者が短時間で要点を把握できるよう、ニュースの世界で長年使われてきた手法です。

この5つの要素が揃っていないプレスリリースは、どれほど内容が素晴らしくても、メディア側で「情報不足」と判断されてしまいます。

発信日と発信者の記載ルール

見落とされがちですが、プレスリリースの冒頭には必ず発信日と発信者（企業名）を記載します。

一般的に、1ページ目の右上に配置するのがフォーマットとして定着しています。発信日は西暦で年月日を記載し、配信日を明確にしましょう。これは記者が「いつの情報か」を即座に判断するための基本中の基本です。

5W2Hで情報を漏れなく整理する

プレスリリースの情報設計で最も重要なフレームワークが5W2Hです。

通常の5W1Hに「How much（どのくらい・金額）」を加えたもので、これを事前に整理しておくことで、書くべき内容が明確になります。

5W2Hのうち一つでも欠けていると、記者は追加取材の手間が生じるため、記事化を見送る判断をしやすくなります。特に「How much」は、読者の関心が高い情報でありながら、抜け落ちやすい項目です。

タイトルの作成ポイント

プレスリリースにおいて、タイトルは最も重要な要素といっても過言ではありません。

記者が最初に目にするのはタイトルです。ここで興味を持ってもらえなければ、本文を読んでもらう機会すら得られません。

タイトルの基本フォーマット

タイトルの基本は「誰が・何を・どうした」というフォーマットで書くことです。

30文字以内を目安に、結論と「何のリリースか」が一目で分かるようにしましょう。よくある間違いとして、キャッチコピーのような抽象的な表現を使ってしまうケースがあります。しかし、プレスリリースのタイトルは広告のコピーとは異なります。

興味を引くフレーズよりも、何が書かれているかが明確に分かる簡潔な表現が求められます。

右側の「避けるべき例」は、一見魅力的に見えますが、「誰が」「何を」「どうした」が分かりません。記者はこのようなタイトルを見ると、内容を推測する手間が生じるため、スルーしてしまう可能性が高くなります。

リード文の書き方

リード文は、プレスリリース全体の要約です。

タイトルで興味を持った記者が次に読むのがこの部分であり、ここで「記事にする価値があるか」が判断されます。

リード文に盛り込むべき要素

リード文は、5W1Hの内容を文章として組み立てる形が一般的です。タイトルに記載した事項をさらに具体的に展開し、できれば「How much（金額）」や「How many（数量）」、さらには「Worth（価値）」も含めるのが理想的です。

リード文は長くなりすぎないよう注意しましょう。目安としては3〜5文程度。記者が10秒で要点を掴めるボリュームが適切です。

本文の構成と書き方の実践ポイント

本文は、リード文で示した内容をさらに深掘りするパートです。

見出しで区切り結論から書く

本文はいくつかの見出しに分けて作成するのが鉄則です。構成は一般的な「起承転結」ではなく、「結、起・承・転」の順番で、結論を先に持ってきます。

記者は忙しい中でリリースを読んでいます。結論が後半にあると、そこまで読んでもらえない可能性があります。最初に結論を示し、その後に背景や詳細を補足する形が最も効果的です。

本文作成の具体的なルール

実際に本文を書く際には、以下のポイントを意識しましょう。

専門用語はなるべく避ける。業界では当たり前の言葉でも、記者がその分野の専門家とは限りません。どうしても使う場合は、簡単な説明を添えましょう。

図表・写真・イラストを積極的に活用する。視覚的な情報は理解を促進するだけでなく、メディアが記事化する際にそのまま使える素材にもなります。

A4用紙1〜3ページのボリュームに抑える。詳しい技術情報や調査データなどは、別途資料として添付するのが賢明です。本文に詰め込みすぎると、かえって要点がぼやけてしまいます。

また、製品・サービスの特徴だけでなく、自社の開発経緯や背景ストーリーを紹介することで、記者が記事にする際の「切り口」を提供できます。

プレスリリースを成功させるための基本原則

構成や書き方を理解した上で、プレスリリース全体を貫く重要な原則を押さえておきましょう。

一次情報としての正確性を最優先する

プレスリリースは企業の公式発表です。

ここに書かれた情報は「一次情報」として扱われるため、事実と異なる内容が含まれていた場合、企業の信頼性に直結するダメージを受けます。ファクトベースでの記載を徹底し、主観的な表現や誇張は避けましょう。

自社の商品やサービスをアピールしたい気持ちは理解できますが、「業界No.1」「最高品質」といった表現は、客観的な根拠がなければ使うべきではありません。代わりに、具体的な数字や第三者機関の評価など、客観的なファクトを挙げることが信頼性を高めます。

ニュースバリューとトレンド性を意識する

メディアが記事にしたくなるプレスリリースには、必ず「ニュースバリュー」があります。

これは単に「新しい」というだけではありません。社会的なトレンドとの関連性、業界における革新性、読者にとっての実用性など、「なぜ今この情報を伝える必要があるのか」が明確であることが重要です。

メディアが記事にしやすい工夫をする

記者の立場に立って考えることが大切です。

フックとなるキーワードを含める、データや数字を盛り込む、記事の見出しに使えそうなフレーズを用意する。こうした小さな配慮が、メディア掲載の可能性を大きく左右します。

配信前の最終チェックリスト

プレスリリースが完成したら、配信前に必ず以下の項目を確認しましょう。

具体的なチェック項目は以下の通りです。

誤字脱字・文法の誤り・表記ゆれはないか。特に固有名詞や数字の間違いは致命的です。社名、人名、商品名は必ず正式名称・正式表記になっているか、原本と照合しましょう。

事実の正確性が確保されているか。日付、金額、数量、場所など、すべての事実情報を関係部署に確認します。

5W2Hが漏れなく記載されているか。先ほどのチェックリストに立ち返り、最終確認を行いましょう。

経験上、配信前のチェックに最低でも半日は確保しておくことをおすすめします。急いで配信したリリースほど、後からミスが見つかるものです。

プレスリリースの活用とクラウドファンディングとの関係

プレスリリースは、企業の広報活動だけでなく、クラファンナビでも紹介しているクラウドファンディングのプロジェクト告知にも効果的に活用されています。

新しいプロダクトやサービスの支援を募る際、プレスリリースを通じてメディアに取り上げてもらうことで、プロジェクトの認知度を大幅に向上させることができます。クラウドファンディングの開始タイミングに合わせてプレスリリースを配信するのは、多くの成功プロジェクトに共通する戦略です。

よくある質問

プレスリリースは何ページが適切ですか

A4用紙で1〜3ページが目安です。1ページに収まるのが理想的ですが、詳細な説明が必要な場合は2〜3ページまで許容されます。それ以上の情報量がある場合は、別途資料として添付し、本文はコンパクトに保ちましょう。記者が短時間で要点を把握できることが最優先です。

プレスリリースのタイトルに数字を入れるべきですか

可能であれば入れることをおすすめします。「売上30%増」「全国200店舗で展開」など、具体的な数字はニュースバリューを伝えやすく、記者の目に留まりやすくなります。ただし、数字を入れるために無理な表現になるのは避けましょう。あくまで自然な形で盛り込むことが大切です。

プレスリリースと広告の違いは何ですか

最大の違いは「客観性」と「掲載の保証」です。広告は費用を払って掲載枠を確保しますが、プレスリリースはメディアが「ニュース価値がある」と判断した場合にのみ記事化されます。そのため、プレスリリースでは主観的な宣伝文句ではなく、ファクトベースの情報提供が求められます。メディアに掲載された場合、広告よりも高い信頼性を読者に与えられるのが大きなメリットです。

初めてプレスリリースを書く場合のおすすめの手順は

まず5W2Hの情報を箇条書きで整理することから始めましょう。次にリード文を作成し、その後にタイトルを決めるという順番が効率的です。タイトルを最初に考えようとすると、内容が固まっていないため時間がかかりがちです。本文は見出しの構成を先に決めてから書き始めると、全体のバランスが取りやすくなります。

プレスリリースの配信タイミングはいつがベストですか

一般的に、平日の午前中（10時〜11時頃）が最もメディアに読まれやすいとされています。月曜日は週末のニュースが溜まっているため避ける方が無難です。火曜日〜木曜日の午前中が狙い目です。また、業界の大きなイベントや他社の大型発表と重なるタイミングは、埋もれてしまうリスクがあるため注意しましょう。年度末や年末年始の時期は、通常よりメディアの人員が少ないことも考慮に入れてください。